Office Administrator

👉Wat ga je doen?

Als Office Administrator ben jij het eerste aanspreekpunt voor onze klanten, huurders en bezoekers. Je hebt een gevarieerd takenpakket dat volledig gericht is op onthaal, hospitality en klantgerichtheid:

• Eerstelijnshulp naar huurders en klanten (85%): Jij bent het eerste contactpunt voor huurders bij technische problemen. Je luistert aandachtig naar hun vragen en registreert storingen of issues. Vervolgens neem je de juiste stappen om het probleem op te lossen.
• Vergaderzalen voorbereiden: Jij zorgt ervoor dat vergaderzalen op tijd klaar zijn voor gebruik, van het inrichten van de ruimte tot technische ondersteuning en het voorzien van alle materialen die nodig zijn voor een vlotte vergadering.
• Telefonisch en persoonlijk onthaal: Je neemt telefoongesprekken professioneel aan en zorgt voor een vlotte doorverwijzing. Daarnaast ontvang je bezoekers en zorg je ervoor dat ze zich meteen op hun gemak voelen.
• Administratieve ondersteuning (15%): Je draagt zorg voor de administratieve opvolging van de dossiers die aan jou zijn toegewezen en zorgt ervoor dat alle documenten tijdig en correct worden verwerkt.
• Samenwerken: Je werkt nauw samen met een toffe collega, waarmee je samen kunt sparren en elkaar ondersteunt in de dagelijkse werkzaamheden, zodat de klantbeleving altijd van de hoogste kwaliteit is.

👉Wat bieden wij?

• Een dynamische en collegiale werkomgeving waar hospitality en klantgerichtheid centraal staan.
• Een fulltime job (8:00 - 17:00) in een vast kantoor in Mechelen.
• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Aandacht voor work-life balance.
• Samenwerken met een enthousiast team van professionals in de vastgoedsector.

👉Wie ben jij?

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs in een richting zoals PR, onthaal, secretariaat/talen, of een gelijkaardige opleiding.
• Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een onthaal- of hospitality functie.
• Zeer goede kennis van het Nederlands is vereist.
• Je hebt een vlotte kennis van Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een gastvrije en klantgerichte houding en je weet hoe je je professioneel moet opstellen.
• Je hebt een vlotte kennis van de standaard computertoepassingen (Word, Excel, Outlook, …).
• Je bent leergierig, gemotiveerd en stressbestendig.
• Een passie of interesse voor vastgoed is een grote plus!

Klinkt bovenstaande functie als jouw nieuwe next step? Solliciteer dan zeker op deze vacature door je cv en motivatiebrief te mailen naar michelle.soentjens@quares.be

Tot snel